Gildissvið. 1. gr. Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Orðið afhendingaraðili er hér notað yfir alla þá sem reglur þessar taka til skv. ofangreindum lögum. Reglurnar gilda um afhendingu á vörsluútgáfum rafrænna skráa, rafrænna gagnagrunna, rafrænna dagbókarkerfa og rafrænna mála- og skjalavörslukerfa. Hugtakið gagnakerfi er hér notað sem samheiti allra þessara rafrænu kerfa og skráa. Vörsluútgáfa. 2. gr. Gögnum úr gagnakerfum, sem tilgreind eru í 1. grein og ákveðið hefur verið að varðveita, skal fyrir afhendingu breytt í vörsluútgáfu sem er óháð tölvukerfum. Vörsluútgáfu skal búa til eftir þeim leiðbeiningum og fyrirmælum sem Þjóðskjalasafn Íslands mælir fyrir um, sbr. viðauka 1-4. 3. gr. Vörsluútgáfa rafræns dagbókarkerfis og mála- og skjalavörslukerfis tekur til:
| 1. | Gagna og rafrænna skjala, ef um þau er að ræða, úr kerfi þar sem skjalavörslutímabili er lokið og gögnum ekki lengur breytt eða bætt við. | | 2. | Stöðuafrits af gögnum og hugsanlegum skjölum kerfis þar sem upplýsingum er enn breytt eða bætt við. |
4. gr. Vörsluútgáfa rafrænnar skrár eða gagnagrunns getur verið:
| 1. | Ein stök afhending gagna úr skrá/gagnagrunni þar sem upplýsingum er ekki lengur breytt eða bætt við. | | 2. | Árleg afhending gagna úr skrá/gagnagrunni þar sem ekki er breytt eða bætt við gögnum í afhentum árgöngum. | | 3. | Stöðuafrit af gögnum úr skrá/gagnagrunni þar sem gögnum er jafnaðarlega breytt eða bætt við (safnskrárafhending). |
5. gr. Sérhverri vörsluútgáfu skulu, auk gagna úr gagnakerfinu og rafrænna skjala, ef um þau er að ræða, fylgja upplýsingar um skjalamyndara og almennar upplýsingar um vörsluútgáfuna. 6. gr. Gögn skal flytja yfir í vörsluútgáfu eigi síðar en þegar eyða má gögnunum samkvæmt reglum sem um það kunna að gilda eða þegar gögnin eru ekki lengur notuð í stjórnsýslulegum tilgangi. Vörsluútgáfur gagna úr rafrænum gagnakerfum skulu prófaðar og samþykktar af Þjóðskjalasafni Íslands. Vörsluútgáfur gagna úr rafrænum gagnakerfum sveitarfélaga og stofnana þeirra og fyrirtækja á þeirra vegum sem aðilar eru að héraðsskjalasafni, sem uppfyllir skilyrði þjóðskjalavarðar um varðveislu rafrænna gagna, skulu prófaðar af viðkomandi héraðsskjalasafni. Afhendingaraðili má ekki eyða gögnum, sem fara í kerfisóháðu vörsluútgáfuna, fyrr en Þjóðskjalasafn eða viðkomandi héraðsskjalasafn hefur samþykkt afhendingu á þeirri vörsluútgáfu. Afhending. 7. gr. Vörsluútgáfum skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands á þeim fresti sem það ákveður. Sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum sem aðilar eru að héraðsskjalasafni, sem uppfyllir skilyrði þjóðskjalavarðar um varðveislu rafrænna gagna, skulu afhenda vörsluútgáfu til viðkomandi héraðsskjalasafns á þeim fresti sem það ákveður. 8. gr. Þjóðskjalasafn Íslands ákveður hvernig og með hvaða hætti gögnum er skilað úr rafrænum gagnakerfum, sbr. 3.-4. gr. Gildistaka. 9. gr. Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þær taka gildi 1. ágúst 2010. Þar með falla úr gildi reglur um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns Íslands frá 1. ágúst 2009. Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010. Ólafur Ásgeirsson þjóðskjalavörður.
VIÐAUKAR
(sjá PDF-skjal) |