Sé munur á uppsetningu texta hér að neðan og í PDF skjali gildir PDF skjalið. 623/2010
Nr. 623/2010	30. júní 2010

REGLUR

Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila.

Gildissvið.

1. gr.

Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

2. gr.

Reglurnar gilda um skjalavistunaráætlanir sem afhendingarskyldum aðilum ber að viðhalda til þess að halda reiðu og hafa yfirsýn yfir skjalasafn viðkomandi embættis eða stofnunar.

Efnisatriði.

3. gr.

Í skjalavistunaráætlun skulu eftirfarandi atriði koma fram fyrir hvern skjalaflokk:

1.	Heiti skjalaflokks.
2.	Auðkenni skjalaflokks.
3.	Á hvaða formi skjölin eru og dagsetning breytinga þegar fært er úr einu formi yfir í annað.
4.	Dagsetning tilkynningar / heimildar til notkunar rafrænna kerfa.
5.	Flokkunarkerfi sem notað er við flokkun og skráningu viðkomandi skjalaflokks og hvenær það tók gildi.
6.	Aðgangstakmarkanir / trúnaðarskjöl.
7.	Hvernig tengsl rafrænna kerfa eru sem afhendingarskyldir aðilar nota.
8.	Ákvörðun um grisjun eða varðveislu.
9.	Lýsigögn.
10.	Athugasemdir.

Gildistími.

4. gr.

Skjalavistunaráætlanir skulu lagðar fyrir Þjóðskjalasafn Íslands við upphaf hvers nýs skjalavörslutímabils. Sveitarfélög og stofnanir þeirra sem aðilar eru að héraðsskjalasafni skulu leggja skjalavistunaráætlanir sínar fyrir viðkomandi héraðsskjalasafn. Skjalavistunaráætlanir skulu vera á sérstöku eyðublaði. Með eyðublaðinu skal jafnframt fylgja:

Málalykill ásamt formála.
Grisjunarheimild.
Geymsluskrá.
Vinnuleiðbeiningar með skjalasafni.
Tilkynning á rafrænu kerfi.

5. gr.

Skjalavistunaráætlanir skulu gilda skjalavörslutímabil sem er u.þ.b. fimm ár hvert.

Gildistaka.

6. gr.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og taka gildi 1. ágúst 2010.

Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010.

Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður.

B deild - Útgáfud.: 23. júlí 2010