1. gr.

Markmið leiðbeininga þessara er að veita leiðsögn um notkun fjarfundarbúnaðar á fund­um sveitarstjórna, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

Um heimild til notkunar slíks búnaðar skal kveðið á í samþykkt um stjórn sveitar­félags­ins, sbr. 3. mgr. 17. gr. sveitarstjórnarlaga.

Heimildin á ekki við ef sveitarstjórnarmaður er staddur utan sveitarfélagsins eða for­fallaður af öðrum orsökum en tilgreindar eru í 2. gr.

2. gr.

Sveitarstjórnarmanni er heimilt að taka þátt í fundi sveitarstjórnar í gegnum fjar­fundar­búnað ef fjarlægð frá fundarstað, slæmt veður eða samgönguörðugleikar innan sveitar­félags torvelda honum fundarsókn. Sveitarstjórnarmaður sem óskar eftir að taka þátt í fundi í gegnum fjarfundarbúnað af ofangreindum ástæðum skal tilkynna það oddvita og sveitarstjóra með nægjanlegum fyrirvara.

Með sama hætti og með sömu fyrirvörum má nýta fjarfundarbúnað á fundum byggðarráðs og annarra fastanefnda sveitarfélags.

3. gr.

Mikilvægt er að tryggja jafna möguleika allra fundarmanna til þátttöku á fundi hvort sem þeir eru viðstaddir eða taka þátt í gegnum fjarfundarbúnað. Í því felst að tryggja þarf jafna möguleika þeirra til að biðja um orðið og tjá sig, taka þátt í atkvæðagreiðslu og bóka afstöðu sína til mála.

Ef gögn eru lögð fram á fundi vegna mála sem eru á dagskrá fundarins, skal tryggja að sveitarstjórnarmaður sem situr fund í gegnum fjarfundarbúnað geti kynnt sér gögnin. Einnig þarf að tryggja að fundarmenn eigi jafna möguleika á að fylgjast með kynningum á mynd- eða talnaefni, ef um slíkt er að ræða.

Leynilegar atkvæðagreiðslur geta ekki farið fram ef einhver fundarmanna tekur þátt í fundinum í gegnum fjarfundarbúnað.

4. gr.

Að öllu jöfnu skal hver og einn fundarmaður, hvort sem hann er staddur á fundarstað eða annars staðar, vera sýnilegur öðrum fundarmönnum á meðan á fundi stendur þannig að hægt sé að fylgjast með innleggi hans og þátttöku í fundi án hindrana. Hið sama gildir um aðra þá sem fylgjast með fundi, sé um opinn fund að ræða.

Sé ekki mögulegt að hafa fundarmann sýnilegan getur hann tekið þátt í fundinum í gegnum síma, enda sé því ekki mótmælt af öðrum fundarmönnum og það tryggt að allir fundarmenn heyri vel í honum.

5. gr.

Miða skal við að meirihluti fundarmanna sé viðstaddur á boðuðum fundarstað. Ef meirihluti fundarmanna hefur ekki tök á að mæta á fundarstað vegna veðurs eða erfiðra samgangna ætti að öllu jöfnu að fresta fundi.

6. gr.

Mikilvægt er að tryggja öryggi í samskiptum á milli fundarmanna þannig að óviðkomandi geti ekki fylgst með umræðum um mál sem rædd eru á lokuðum fundi. Að jafnaði skal ekki nota fjarfundarbúnað ef ræða á sérstaklega viðkvæm trúnaðarmál á fundi. Fjarfundarbúnaður hentar því ekki til notkunar á fundum nefnda þar sem slík trúnaðarmál eru oft til umfjöllunar, svo sem á fundum barnaverndarnefndar.

7. gr.

Ef fjarfundarbúnaður bregst á fundi skal gert fundarhlé. Fundi verður ekki fram haldið fyrr en samband hefur náðst á ný eða varamaður tekið sæti á fundinum.

8. gr.

Fundargerð skal lesin upp í lok fundar og undirrituð af þeim fulltrúum sem eru viðstaddir. Sá sem tekur þátt í fundi gegnum fjarfundarbúnað skal eiga kost á að hlýða á upplesturinn svo hann geti komið að athugasemdum sínum ef einhverjar eru. Hann skal síðan undirrita fundargerðina á næsta fundi sem hann er viðstaddur eða á skrifstofu sveitarfélagsins.

9. gr.

Leiðbeiningar þessar eru settar samkvæmt heimild í 2. mgr. 19. gr., sbr. 3. mgr. 17. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

F. h. r.