1. gr.

Reglur þessar gilda um störf ráðgefandi hæfnisnefnda, skv. 18. og 19. gr. laga nr. 115/2011 um Stjórnarráð Íslands.

2. gr.

Tilgangur reglnanna er að stuðla að því að val á ráðuneytisstjórum og skrifstofustjórum í ráðuneytum ráðist af hæfni umsækjenda og grundvallist á ráðningarferli þar sem jafn­ræði og gagnsæi eru höfð að leiðarljósi.

3. gr.

Skipa skal ráðgefandi hæfnisnefnd í hvert sinn er skipa þarf ráðuneytisstjóra eða skrifstofu­stjóra á grundvelli 18. gr. laga um Stjórnarráð Íslands. Þar skulu eiga sæti þrír einstak­lingar. Ráðherra skipar nefndina og gætir þess að þar sé fyrir hendi góð þekking á starf­semi Stjórnarráðs Íslands og mannauðsmálum. Jafnframt skal gætt að ákvæði laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla varðandi skipan í nefndir.

Ráðherra ákveður hver nefndarmanna gegnir formennsku.

4. gr.

Um sérstakt hæfi nefndarmanna fer eftir ákvæðum stjórnsýslulaga.

Ef umsækjandi um embætti telur að nefndarmaður sé vanhæfur skal hann svo fljótt sem auðið er gera ráðherra grein fyrir þeirri afstöðu sinni á rökstuddan hátt. Athugasemdirnar skulu sendar hæfnisnefndinni til úrlausnar lögum samkvæmt.

5. gr.

Starf hæfnisnefndar skal miða að því að leiða í ljós með gagnsæjum hætti hvaða umsækjandi eða umsækjendur séu hæfastir til að hljóta skipun í viðkomandi embætti. Nefndin skal í hvívetna gæta samræmis gagnvart umsækjendum, þannig að jafnræði sé í heiðri haft. Hæfnisnefnd skal vera sjálfstæð í störfum sínum að öðru leyti en því er greinir í 2. og 3. mgr. um staðfestingu ráðherra á áætlun um ráðningarferli.

Við upphaf starfs hæfnisnefndar skal ráðherra, að fenginni tillögu nefndarinnar, gera áætlun um ráðningarferli. Til grundvallar slíkri áætlun eru þeir þættir sem leiða má af auglýsingu um starfið, þeim reglum sem um það gilda og öðrum málefnalegum sjónar­miðum. Í áætlun skal meðal annars koma fram til hvaða atriða hæfnisnefnd er skylt eða heimilt að líta við mat á einstökum þáttum og hverjar skuli vera áherslur í því sambandi. Jafnframt skal koma fram í áætluninni hvaða aðferðafræði eigi að beita við mat á umsækjendum að öðru leyti, t.d. hvort leggja eigi fyrir skrifleg próf af tilteknu tagi, og hvert skuli vera fyrirkomulag viðtala umfram það sem kveðið er á um 6. gr. Loks skal áætlunin kveða á um hvaða frest nefndin hafi til að ljúka verkefni sínu.

Telji nefnd nauðsynlegt síðar í ráðningarferlinu að bæta við matsþáttum eða fella þá út skal hún afla samþykkis ráðherra.

6. gr.

Hæfnisnefnd fer yfir og metur umsóknir, fylgigögn með þeim og aðrar þær upplýsingar sem aflað er í samræmi við áætlun um ráðningarferli, sbr. 2. mgr. 5. gr. Nefndin skal gæta þess að skrá niður meginatriði þess sem fram kemur í viðtölum við umsækjendur og umsagnaraðila.

Í því skyni að stuðla að jafnræði milli umsækjenda er nefndinni rétt að styðjast við staðl­aðan spurningalista í viðtölum. Nefndarmenn skulu hver í sínu lagi meta umsækj­endur áður en þeir bera saman bækur sínar.

Gæta skal að andmælarétti umsækjanda samkvæmt stjórnsýslulögum, einkum þannig að sé byggt á upplýsingum, sem hæfnisnefnd aflar frá þriðja aðila, sem eru umsækjanda í óhag, þá hafi honum áður gefist kostur á að tjá sig um þær.

7. gr.

Hæfnisnefnd skal skila skýrslu til ráðherra um störf sín. Þar skal í stuttu máli rekja ráðningarferlið, forsendur þess, gögn og vinnubrögð, þar á meðal hvernig samskiptum nefndar við ráðuneyti, umsækjendur og umsagnaraðila hefur verið háttað. Í skýrslunni skal koma fram með rökstuddum hætti hvaða umsækjendur séu að mati nefndarinnar hæfastir, miðað við þau sjónarmið sem leggja ber til grundvallar við skipun í embættið. Jafnframt skal með sama hætti koma fram hvort og þá hverjir aðrir af umsækjendum hafi verið taldir koma til álita og hverjir ekki.

Þegar skýrsla hæfnisnefndar liggur fyrir metur ráðherra hvort ástæða sé til frekari gagna- eða upplýsingaöflunar, svo sem í formi viðtala.

Niðurstaða hæfnisnefndar er ráðgefandi við skipun í embætti, sbr. 2. mgr. 19. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, en við ákvörðun ráðherra ber að taka mið af fyrirliggjandi ráðn­ingaráætlun, sbr. 2. og 3. mgr. 5. gr.

8. gr.

Nefndarmenn skulu gæta þagmælsku um atriði er varða umsækjendur og þeir fá vitn­eskju um í starfi sínu. Þagnarskyldan helst eftir að látið er af starfi.

9. gr.

Gögn hæfnisnefndar skulu varðveitt í skjalasafni ráðuneytis og síðar í Þjóðskjalasafni.

Ráðuneyti leysir úr beiðnum um aðgang að gögnum hæfnisnefnda á grundvelli stjórn­sýslu­laga og upplýsingalaga.

10. gr.

Þóknananefnd ákveður laun þeirra sem starfa í hæfnisnefndum, á grundvelli erindis og gagna frá viðkomandi ráðuneyti. Ráðuneyti sér nefnd fyrir ritara eða öðru starfsfólki ef þörf krefur og greiðir allan kostnað af störfum hennar.

11. gr.

Reglur þessar sem settar eru með heimild í 19. gr. laga um Stjórnarráð Íslands nr. 115/2011 öðlast þegar gildi.