Gildissvið. 1. gr. Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Orðið afhendingaraðili er hér notað yfir alla þá sem reglur þessar taka til skv. ofangreindum lögum. 2. gr. Reglurnar gilda um rafrænar skrár og gagnagrunna sem eru notaðir til þess að mynda, safna og geyma upplýsingar sem verða til við starfsemi afhendingaraðila. Reglurnar taka ekki til rafrænna dagbókarkerfa og rafrænna mála- og skjalavörslukerfa. Tilkynning. 3. gr. Afhendingaraðili skal tilkynna nýja rafræna skrá eða gagnagrunn til Þjóðskjalasafns Íslands. Sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum sem aðilar eru að héraðsskjalasafni, sem uppfyllir skilyrði þjóðskjalavarðar um varðveislu rafrænna gagna, skulu tilkynna rafræna skrá eða gagnagrunn til viðkomandi héraðsskjalasafns. Tilkynning skal berast viðtökuskjalasafninu eigi síðar en tveimur vikum áður en rafræna skráin eða gagnagrunnurinn er tekinn í notkun. Þegar rafræn skrá eða gagnagrunnur er notaður af fleiri en einum aðila, skal sá aðili tilkynna hann, sem hefur forgöngu um innleiðingu hans, þróun og viðhald. 4. gr. Tilkynna skal rafrænar skrár og gagnagrunna á eyðublaði frá Þjóðskjalasafni Íslands. Mat á vörslu eða grisjun. 5. gr. Þjóðskjalasafn Íslands tekur ákvarðanir um hvort rafræn skrá eða gagnagrunnur skuli varðveittur í viðtökuskjalasafni og ákveður jafnframt hvenær afhenda skal vörsluútgáfu gagna úr kerfinu til safnsins. Gildistaka. 6. gr. Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þær taka gildi 1. ágúst 2010. Þar með falla úr gildi reglur um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns Íslands frá 1. ágúst 2009. Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010. Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður. |