1. gr.

Markmið.

Markmið leiðbeininga þessara er að setja nánari viðmið um fjarfundi sveitarstjórna, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 138/2011.

Um heimild til notkunar slíks búnaðar skal kveðið á í samþykkt um stjórn sveitarfélagsins, sbr. 3. og 4. mgr. 17. gr. sveitarstjórnarlaga.

2. gr.

Heimild til að taka þátt í fundi með rafrænum hætti.

Í samþykkt um stjórn sveitarfélagsins skal mæla fyrir um heimild sveitarstjórnarmanna til þátt­töku með rafrænum hætti í fundum sveitarstjórnar og nefnda og ráða á vegum sveitarfélags­ins. Þegar nefndarmaður tekur þátt í fundi með rafrænum hætti skal hann vera staddur í viðkomandi sveitar­félagi eða í erindagjörðum innanlands á vegum þess.

Sveitarstjórnarmaður sem óskar eftir að taka þátt í fundi með rafrænum hætti skal tilkynna það oddvita og sveitarstjóra með nægjanlegum fyrirvara.

Með sama hætti og með sömu fyrirvörum er nefndarmönnum heimilt að taka þátt með rafrænum hætti á fundum nefnda og ráða á vegum sveitarfélagsins.

3. gr.

Framkvæmd fundar.

Mikilvægt er að tryggja jafna möguleika allra fundarmanna til þátttöku á fundi hvort sem þeir eru viðstaddir eða taka þátt með rafrænum hætti. Í því felst að tryggja þarf jafna möguleika þeirra til að biðja um orðið og tjá sig, taka þátt í atkvæðagreiðslu og að láta bóka afstöðu sína til mála.

Ef gögn eru lögð fram á fundi vegna mála sem eru á dagskrá fundarins, skal tryggja að sveitar­stjórnar­maður sem situr fund með rafrænum hætti geti kynnt sér gögnin. Einnig skal tryggja að fundar­menn eigi jafna möguleika á að fylgjast með kynningum á mynd- eða talnaefni, ef um slíkt ræðir.

Heimilt er að fram fari leynileg atkvæðagreiðsla þegar einhver fundarmanna tekur þátt í fundi með rafrænum hætti. Tryggja skal að slík atkvæðagreiðsla fari fram með öruggum hætti, svo sem með því að fundarmenn auðkenni sig með rafrænum skilríkjum.

4. gr.

Sýnileiki.

Öllu jafna skal hver og einn fundarmaður, hvort sem hann er staddur á fundarstað eða annars staðar, vera sýnilegur öðrum fundarmönnum á meðan á fundi stendur svo að hægt sé að fylgjast með innleggi hans og þátttöku án hindrana.

5. gr.

Öryggi í samskiptum.

Mikilvægt er að tryggja öryggi í samskiptum á milli fundarmanna þannig að óviðkomandi geti ekki fylgst með eða heyrt umræður um mál sem rædd eru á lokuðum fundi. Að jafnaði skal enginn fundarmanna taka þátt í fundi með rafrænum hætti ef ræða á sérstaklega viðkvæm trúnaðarmál.

6. gr.

Rof á sambandi.

Ef fundarmaður á fjarfundi missir samband við fundinn skal gert fundarhlé og miða skal við að fundur hefjist ekki að nýju fyrr en samband hefur náðst við fundarmanninn, hann veitir samþykki fyrir því að fundi verði haldið áfram án hans eða varamaður hefur tekið sæti á fundinum.

Samþykki skv. 1. mgr. skal veitt í síma og staðfest af oddvita/formanni nefndar og fundarritara. Geta skal um samþykkið í fundargerð.

Ef fundarhlé hefur staðið yfir í meira en 30 mínútur og ekki hefur tekist að uppfylla skilyrði 1. mgr. fyrir áframhaldi fundarins er heimilt að fundur hefjist að nýju ef fundurinn er að öðru leyti álykt­unar­hæfur.

7. gr.

Undirritun.

Fundargerð skal lesin yfir í lok fundar og fer um undirritun fundarmanna skv. leiðbeiningum ráðu­neytisins um ritun fundargerða. Sá sem tekur þátt í fundi með rafrænum hætti skal eiga þess kost að hlýða á upplesturinn svo hann geti komið að athugasemdum sínum séu þær einhverjar.

8. gr.

Heimild.

Leiðbeiningar þessar eru settar samkvæmt heimild í 2. mgr. 19. gr., sbr. 3. mgr. 17. gr. sveitar­stjórnarlaga nr. 138/2011. Jafnframt fellur úr gildi auglýsing um sama efni nr. 1140/2013.

Samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytinu, 4. október 2021.

F. h. r.

Ragnhildur Hjaltadóttir.