1. gr.

Gildissvið.

Reglur þessar gilda um afhendingarskylda aðila samkvæmt 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Reglurnar gilda um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra sem hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum afhend­ingarskylds aðila.

2. gr.

Hugtök.

Í reglum þessum er merking hugtaka sem hér segir:

1. Tölvupóstur: Skjal sem er sent eða móttekið með þar til gerðum vél- og hugbúnaði.
2. Fylgiskjal tölvupósts: Skjal sem fylgir með tölvupósti í viðhengi.
3. Tölvupósthólf: Búnaður sem geymir tölvupóst fyrir tiltekinn notanda.
4. Mál: Tiltekið efnislegt viðfangsefni eða úrlausnarefni afhendingarskylds aðila sem er eða hefur verið til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðila.

3. gr.

Skráning, varðveisla og eyðing tölvupósta.

Tölvupósta, og fylgiskjöl þeirra, sem varða mál með efnislegum hætti skal skrá og varðveita í skjalasafni afhendingarskylds aðila.

Heimilt er að eyða tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra úr tölvupósthólfum sem hafa verið skráðir og vistaðir í skjalasafni afhendingarskylds aðila.

Heimilt er að eyða öðrum tölvupóstum og fylgiskjölum þeirra.

4. gr.

Meðferð tölvupósta við starfslok.

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila skal tryggja við starfslok starfsmanns að allir tölvu­póstar og fylgiskjöl þeirra í tölvupósthólfi sem starfsmaður hafði til umráða á starfstíma sínum hafi verið skráðir, varðveittir eða þeim eytt í samræmi við ákvæði 3. gr. 

5. gr.

Skráðar notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta.

Afhendingarskyldir aðilar skulu setja sér skráðar notkunarreglur um meðferð, varðveislu og eyðingu tölvupósta á grundvelli þessara reglna.

6. gr.

Gildistaka.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 1. og 3. tölul. 8. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og voru staðfestar af ráðherra 23. mars 2020.

Þær taka gildi 15. apríl 2020.

Þjóðskjalasafni Íslands, 25. mars 2020.

Hrefna Róbertsdóttir þjóðskjalavörður.